Mer om styrelsens arbete
Styrelsen skall under verksamhetsåret genomföra minst fem styrelsemöten. Styrelsen utser också årligen ett reklamationsutskott, ett fördelningsutskott samt ett utbildningsutskott, bestående av tre till fyra representanter från styrelsen samt vd, och/eller annan personal vid behov, för beredning. Utskotten ska utreda och hantera frågor inom sina respektive ansvarsområden samt bereda beslutsförslag till styrelsen. Dessa utskott är inga beslutande organ.
Styrelsemöten hålls i möjligaste mån på SAMI:s kontor eller i dotterbolaget Nalens lokaler. Styrelsemötena ska behandla ekonomisk rapportering, budgetering, vd:s rapportering av den löpande verksamheten såsom insamlingens resultat och utveckling samt distribution av medel till rättighetshavarna, föreningens kostnader, tvister, förhandlingar av representationsavtal samt dotterbolagens utveckling.
Vd ansvarar för att styrelsen får sådan information som är nödvändig för beslutsunderlag och är föredragande av denna information vid styrelsemötena. Vd håller också styrelsen, arbetsutskottet och styrelsens ordförande informerad om bolagets finansiella ställning och utveckling.
Styrelsen ska också behandla frågor kring användning av ersättning för kulturella och utbildningsrelaterade ändamål liksom de ärenden som framgår av 5 kap. 5 § p. 3–5 i lagen om kollektiv förvaltning av upphovsrätt. Samtliga styrelsemöten ska protokollföras och utsändas till ledamöterna, suppleanterna samt auktoriserade och förtroendevalda revisorer efter justering.
Styrelsen utser också årligen ett reklamationsutskott, ett fördelningsutskott samt ett utbildningsutskott, bestående av tre till fyra representanter från styrelsen samt vd, och/eller annan personal vid behov, för beredning. Utskotten ska utreda och hantera frågor inom sina respektive ansvarsområden samt bereda beslutsförslag till styrelsen. Dessa utskott är inga beslutande organ.
Styrelsen har det övergripande ansvaret för föreningens interna kontroll och fungerar även som ett övervakningsorgan i enlighet med lagen om kollektiv förvaltning av upphovsrätt. Den interna kontrollen ska säkerställa att föreningens ekonomiska information är tillförlitlig och ger medlemmarna och övriga intressenter en rättvisande bild av föreningens och koncernens verksamhet.
Intern kontroll
Föreningens operativa organisation är uppbyggd med tydlig ansvarsfördelning och inarbetade kontroll- och styrsystem. Ekonomiavdelningen upprättar fullt periodiserad resultat- och balansräkning månadsvis på avdelnings- och projektnivå. Den ekonomiska rapporteringen kvalitetssäkras månadsvis på alla nivåer via respektive avdelningschef. Ekonomichefen rapporterar till vd.